Beschäftigtendatenschutz und polizeiliches Führungszeugnis

Beschäftigtendatenschutz: Welche Löschfristen gelten nach der DSGVO für Bewerbungen?

In jeder Bewerbung befinden sich zwangsläufig personenbezogene Daten. Beschäftigtendatenschutz beginnt für die HR-Abteilung also schon beim Bewerbermanagement. Das sind zum einen eher harmlose Informationen wie Name und Adresse des Bewerbers oder der Bewerberin. Aber schon die detaillierten Angaben zur beruflichen Qualifikation im Lebenslauf und aus Zeugnissen sind nicht für die Öffentlichkeit bestimmt. Bewerbungen können auch Daten aus den besonderen Kategorien des Art. 9 DSGVO mit ihrem nochmals erhöhten Schutzbedarf enthalten. Man denke hier nur an Angaben über eine eventuell vorliegende Schwerbehinderung oder an die Nennung der Konfession.

Wann müssen Bewerbungen nach der DSGVO gelöscht werden?

Der Grundsatz des Art. 17 DSGVO, dass Daten zu löschen sind sobald der ursprüngliche Zweck der Datenverarbeitung erloschen ist, gilt somit auch hier. Daher sind Bewerbungsunterlagen und damit die in Ihnen enthaltenen personenbezogenen Daten, grundsätzlich zu löschen, sobald der Zweck der Datenverarbeitung erreicht wurde, beziehungsweise nicht mehr vorliegt.

Zweck der Verarbeitung von Informationen aus Bewerbungsunterlagen ist die Besetzung einer offenen Stelle im Unternehmen mit einer hierfür geeigneten Person. Sobald nun ein Unternehmen eine Bewerbung geprüft und die Entscheidung gegen die Einstellung der Bewerberin oder des Bewerbers getroffen hat, ist der Bewerbungsprozess beendet. Ab diesem Zeitpunkt ist der Zweck der Datenverarbeitung erfüllt und die Daten sind grundsätzlich zu vernichten beziehungsweise zu löschen.

Löschpflicht auch bei eingestellten Bewerberinnen und Bewerbern?

Dies gilt jedoch nicht für Bewerbungsunterlagen derjenigen Bewerberinnen und Bewerber, die eingestellt werden. Ein Unternehmen darf deren Unterlagen in die Personalakte übernehmen, da an Stelle des ursprünglichen Zwecks eine neue Zweckbestimmung getreten ist. Sind diese Unterlagen doch Grundlage des Beschäftigungsverhältnisses und deren weitere Speicherung ist daher nach § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG zulässig.

Aufbewahrung für 4 Monate zulässig

Aber auch bei Bewerbungsunterlagen nicht berücksichtigter Bewerberinnen und Bewerber hat ein Unternehmen ein berechtigtes Interesse an einer längerfristigen Aufbewahrung.

In einer Stellungnahme haben die Aufsichtsbehörden dies nun anerkannt und klar gestellt, dass die Löschpflicht nicht sofort nach Ende des Bewerbungsverfahrens eintritt. Vielmehr dürfen die Bewerbungsunterlagen für einen Zeitraum von 4 Monate über das Ende des Bewerbungsverfahrens hinaus im Unternehmen aufbewahrt werden.

Konkrete Bemessung der Aufbewahrungsfrist

Doch wie sind die Aufsichtsbehörden bei der Bemessung der konkreten Aufbewahrungsfrist vorgegangen? Hintergrund ist dabei die Möglichkeit einer Klage nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz. Nach diesem Gesetz können Bewerberinnen und Bewerber Schadenersatz einklagen, falls ein Unternehmen sie im Bewerbungsverfahren zum Beispiel auf Grund ihrer Herkunft oder ihres Geschlechts diskriminiert und deswegen bei der Einstellung nicht berücksichtigt hat.

Natürlich muss ein Unternehmen im Falle einer Klage in der Lage sein, sich zu verteidigen und benötigt dafür die eingegangenen Bewerbungsunterlagen.

Die Klagefrist nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz ist jedoch recht kurz bemessen. Daher kann auch das Risiko einer Klage nur eine Aufbewahrung von 4 Monate über das Ende des Bewerbungsverfahren hinaus rechtfertigen.

Gibt es auch Ausnahmen?

Der Begriff der Bewerbungsunterlagen ist recht weit gefasst. Eine genaue Prüfung aller Unterlagen, ob im Einzelfall nicht doch auf Grund anderer Gesetze eine längere Aufbewahrungsfrist eingreift, ist daher unerlässlich. Erstattet ein Unternehmen zum Beispiel Reisekosten, muss es die Belege für die Fristen aus der Abgabenordnung aufbewahren.

Beschäftigtendatenschutz und Bewerberpools

Natürlich kann ein Unternehmen auch Gründe für eine längere Aufbewahrung haben. Ein Beispiel hierfür ist ein sog. Bewerberpool. Hier können interessante Bewerbungen gesammelt werden, die aber für die aktuelle Ausschreibung nicht berücksichtigt werden können.

Dieses Vorgehen ist aber nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zulässig.

 

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