Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist. Sie ersetzt die Datenschutzrichtlinie von 1995 und gilt für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Die DSGVO soll die Privatsphäre und den Datenschutz von EU-Bürgern stärken.
Gemäß der DSGVO sollen Unternehmen sicherstellen, dass sie nur die Daten verarbeiten, die für den vorgesehenen Zweck erforderlich sind. Darüber hinaus müssen Unternehmen eine sichere Speicherung und Verarbeitung der Daten gewährleisten. Dies gilt auch für Kontaktformulare auf Websites.
Unternehmen müssen gewährleisten, dass sie eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten haben, welche über die Kontaktformulare gesammelt werden. Die häufigsten rechtlichen Grundlagen sind das Einverständnis der Person und die Nutzung zur Erfüllung eines Vertrags.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare und leicht verständliche Datenschutzerklärung auf Ihrer Website haben. Die Datenschutzerklärung sollte aufzeigen, welche personenbezogenen Daten über das Kontaktformular gesammelt werden, wer diese empfängt und wie diese Daten verwendet werden. Die Datenschutzerklärung sollte auch erklären, welche rechtliche Grundlage das Unternehmen für die Verarbeitung dieser Daten hat. Hierzu sollte ein deutlicher Hinweis auf die Datenschutzerklärung vor dem Absenden der Informationen bereitgestellt werden.
Vergewissern Sie sich, dass Sie ein Opt-In-Verfahren für die Verarbeitung personenbezogener Daten über Kontaktformulare implementiert haben. Dies bedeutet, dass die Person, die das Kontaktformular ausfüllt, aktiv zustimmen muss, dass ihre Daten verarbeitet werden dürfen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass das Opt-In-Verfahren klar und deutlich ist und dass die Person freiwillig zustimmt.
Prüfen Sie, dass Sie nur die Daten sammeln, die für den vorgesehenen Zweck erforderlich sind. Dies bedeutet, dass Sie das Kontaktformular auf die benötigten Datenfelder beschränken und keine unnötigen persönlichen Daten innerhalb von sogenannten Pflichtfeldern anfordern sollten.
Innerhalb von Kontaktformularen können neben den angeforderten Kontaktdaten eine Vielzahl sensibler Daten verarbeitet werden. Auch aus diesem Grund fordern Aufsichtsbehörden eine technische Absicherung der Datenübermittlung. Wichtigster Prüfpunkt der Behörden ist hierbei das Vorliegen einer HTTPS-Verschlüsselung. Sobald eine Form von Kontakt-/ Bestell- oder Anmeldeformular verwendet werden soll, empfiehlt es sich frühzeitig an eine hinreichende Sicherung der Daten zu denken.
Selbst wenn Kontaktformulare auf Websites ein wichtiger Bestandteil der Online-Kommunikation sind, sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie die DSGVO-Anforderungen einhalten, um die Privatsphäre und die Daten von Website-Besuchern zu schützen. Mit klaren Datenschutzerklärungen, Opt-In-Verfahren, Begrenzung der Daten auf die benötigten Felder und eine technische Sicherung der Kommunikation können Unternehmen die Umsetzung der DSGVO-Anforderungen gewährleisten. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen sind ebenfalls empfehlenswert.
Falls Sie Fragen zum Thema "DSGVO-konforme Einbindung von Kontaktformularen auf Webseiten" oder zu anderen datenschutzrelevanten Themen haben, kontaktieren Sie uns einfach! Gerne prüfen wir bei Bedarf eine korrekte Nutzung solcher Formulare, separat oder innerhalb eines Webchecks.
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