DSGVO leicht gemacht – mit der Datenschutz SOFTWARE “DOCU-SAFE” | Teil 2 Auftragsverarbeiter

In Teil 2 der Reihe „DSGVO leicht gemacht – mit der Datenschutz Software docu-safe“ wird Ihnen die Funktion in „Auftragsverarbeiter“ in der Software näher erklärt.

Was verstehe ich unter Auftragsverarbeiter und was kann ich in docu-safe unter diesem Punkt machen?

Nach Art. 28 DSGVO muss mit jedem Dienstleister der auf Weisung des Verantwortlichen, personenbezogene Daten verarbeitet, eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abschließen. Mit der Funktion „Auftragsverarbeiter“ kann der Verantwortliche alle im Einsatz befindlichen weisungsgebundenen Dienstleister systemisch anlegen und die dazugehörigen Verträge hochladen. Bei der Anlage eines Auftragsverarbeiters öffnet sich eine „Stammdatenmaske“ und in dieser können die Daten des Auftragsverarbeiters hinterlegt werden, wie der Name des Auftragsverarbeiters, Adresse, Land, Beschreibung deren Tätigkeit, Rufnummer, E-Mailadresse sowie den Status der Unterschrift zur aktuellen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Gibt es bestimmte Extras?

Ja, zusätzlich bietet docu-safe die Möglichkeit, innerhalb der Stammdatenmaske auch die Kontaktdaten vom Datenschutzbeauftragten des Auftragsverarbeiters zu hinterlegen, wenn dieser einen bestellt hat. Dies ist dahingehend eine hilfreiche Funktion, da der Datenschutzbeauftragte des Kunden in Bezug auf Vertragsverhandlungen oder fehlende Angaben in der AVV usw., Kontakt mit dem jeweiligen Datenschutzbeauftragten aufnehmen kann.

Des Weiteren können innerhalb der Funktion „Auftragsverarbeiter“, die vorhandenen Auftragsverarbeitungsverträge zur Prüfung freigegeben werden. Anhand einer Verknüpfung im System wird automatisch eine Aufgabe im Ticketsystem angelegt, dass die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geprüft werden muss.

Wie kann ich sicher gehen, dass ich alles richtig gemacht habe?

Wurde die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung datenschutzrechtlich geprüft, kann diese durch den Datenschutzbeauftragten, anhand eines Buttons in docu-safe, „freigegeben“ werden. Die Freigabe der Auftragsverarbeitung signalisiert dem Verantwortlichen sowie dessen Datenschutzbeauftragten, dass die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung alle erforderlichen Angaben des Art. 28 DSGVO enthält und auch angemessene Maßnahmen getroffen wurden um die Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO zu gewährleisten.

Verweis auf den ersten Teil der Videoreihe

In Teil 1 der Reihe „DSGVO leicht gemacht – mit der Datenschutz Software docu-safe“ sind wir bereits auf die Erstellung einer Verarbeitungstätigkeit eingegangen. Auch in diesem Beitrag spielen die Verarbeitungstätigkeiten eine Rolle, denn anhand der systemischen Verknüpfung innerhalb der Software „docu-safe“, kann bei der Erstellung einer Verarbeitugstätigkeit, der Auftragsverarbeiter hinterlegt werden.

Des Weiteren ist im Menüpunkt „Auftragsverarbeiter“ dann hinterlegt, welche Verarbeitungsvorgänge durch den Auftragsverarbeiter durchgeführt werden.

Haben Sie Teil 1 der Videoreihe schon gesehen? Darin ging es um Verarbeitungstätigkeiten. Erfahren Sie hier mehr dazu. 

Erfahren Sie auch in unserem Blogartikel mehr über die Datenschutz-Software.

Sie möchten Ihr Datenschutz-Niveau auch heben? Dann steht Ihnen das Team der aigner business solutions GmbH für weitere Fragen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns dazu telefonisch unter +49 8505 91927 – 0 oder über info@aigner-business-solutions.com oder nutzen Sie ganz einfach unser Kontaktformular.

This post is also available in: Englisch