Die Ausübung der Betroffenenrechte gemäß DSGVO - Persönliche Identifikation und Vertretungsvollmacht

Als Ausformung und Konkretisierung des Informationellen Selbstbestimmungsrechtes sind die Betroffenenrechte aus der DSGVO persönliche Rechte. Dies reflektiert das fundamentale Prinzip des Datenschutzes: die individuelle Kontrolle über personenbezogene Daten. Das bedeutet, dass im Grundsatz nur die betroffene Person selbst die Rechte in Bezug auf ihre Daten ausüben kann.

Die DSGVO hat hohe Standards für den Schutz personenbezogener Daten etabliert, und die Verifizierung der Identität der antragstellenden Person ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Schutzmechanismus. Die DSGVO gibt dabei keine konkreten Vorgaben zur Methode vor, aber sie fordert, dass die Identität des Antragstellers auf angemessene Weise überprüft wird. Dies kann beispielsweise durch die Vorlage eines Ausweisdokuments oder durch das Abfragen nicht öffentlich bekannter Informationen erfolgen. Wichtig ist aber auch, dass nicht zu große Anforderungen an die Verifizierung gestellt werden. So darf es zum Beispiel nicht passieren, dass betroffene Personen durch ein zu aufwendiges Verfahren praktisch von der Ausübung Ihrer Rechte gehindert werden. Aber auch der Grundsatz der Datenminimierung ist zu berücksichtigen. So dürfen nur solche Informationen abgefragt und damit verarbeitet werden, die unerlässlich sind, um eine die Verifizierung zu gewährleisten.

In einigen Fällen kann die betroffene Person die Betroffenenrechte nicht persönlich ausüben, sei es aus gesundheitlichen Gründen oder aufgrund ihrer Abwesenheit. In solchen Fällen ermöglicht die DSGVO die Ausübung dieser Rechte durch eine ausdrückliche Vertretungsvollmacht. Um der datenschutzrechtlichen Rechenschaftspflicht zu genügen, sollten sich Unternehmen eine solche Vollmacht schriftlich oder auf andere nachweisbare Weise vorlegen lassen.

Das Erfordernis einer Vertretungsvollmacht greift auch das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht in seinem 12. Tätigkeitsbericht für das Jahr 2022 auf. Hier stellt das BayLDA zwei Fallgruppen dar, in denen eine Vertretungsvollmacht unerlässlich ist, um einen datenschutzkonformen Ablauf zu gewährleisten.

Zum einen führt das BayLDA aus, dass auch bei Vertretung der betroffenen Person durch einen Rechtsanwalt eine Originalvollmacht verlangt werden können, jedenfalls sofern die betroffene Person den Verantwortlichen nicht selbst über die anwaltliche Vertretung informiert habe. Zum anderen weist das BayLDA darauf hin, dass auch bei Ausübung der Betroffenenrechte des einen Ehepartners durch den anderen Ehepartner eine ausdrückliche Vollmacht erforderlich sei. So seien Ehepartner gerade nicht durch familienrechtliche Regelungen aus dem BGB mit einer gesetzlichen Vertretungsmacht für solche Fälle ausgestattet.

Diese beiden Fälle zeigen, dass auch bei der Beantwortung beziehungsweise Erfüllung der Betroffenenrechte ein hoher Sorgfaltsmaßstab anzulegen ist. Insbesondere ist es unerlässlich, solche Fälle im Voraus im Rahmen strukturierter Prozesse zu organisieren, um auch in diesem Bereich einen datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

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