Die datenschutzrechtliche Einwilligung – Fehler und Fallstricke vermeiden

Möchten Sie in Ihrem Unternehmen eine Datenverarbeitung auf die Einwilligung stützen, sind jedoch einige wichtige Punkte zu beachten. Gerade bei der vermeintlich einfach anzuwendenden Einwilligungserklärung lauern im Detail Problemstellungen, die bei mangelnder Beachtung zu einer Rechtswidrigkeit der Datenverarbeitung führen können.

Insbesondere folgende Fehler und Fallstricke sind daher dringend zu vermeiden:

Bei der Suche einer geeigneten Legitimation für eine konkrete Art der Datenverarbeitung wird oftmals zu wenig berücksichtigt, ob die Einwilligung tatsächlich die zweckmäßigste Rechtsgrundlage ist. Neben vielen Vorteilen birgt die datenschutzrechtliche Einwilligung auch einige Nachteile, die bei der konkreten Auswahlentscheidung sorgfältig abgewogen werden müssen.

So ist die Einwilligung z. B. ungeeignet für essenzielle Datenverarbeitungsvorgänge innerhalb einer Vertragsbeziehung. Hintergrund ist, dass durch die freie Widerrufbarkeit nach Art.7 Abs. 3 S. 1 DSGVO die betroffene Person jederzeit einseitig der Datenverarbeitung die Rechtsgrundlage entziehen könnte. Dies könnte dann gerade in laufenden Vertragsbeziehungen zu unlösbaren Problemen führen.

Die Datenschutzgrundverordnung schreibt für die Abgabe einer Einwilligung keine besonderen Formerfordernisse vor. Daher ist es möglich, dass eine betroffene Person die datenschutzrechtliche Einwilligung auch mündlich oder sogar durch konkludentes Handeln erteilt.

Trotzdem darf die Vorgabe des Art. 7 Abs. 1 DSGVO nicht aus den Augen verloren werden. Hiernach ist der Verantwortliche verpflichtet, die Abgabe der Einwilligung jederzeit nachweisen zu können. Die Einhaltung dieser Verpflichtung kann naturgemäß schwierig sein, sollte eine datenschutzrechtliche  Einwilligung zum Beispiel nur mündlich abgegeben worden sein.

Daher empfehlen wir, wo immer es praktikabel ist, sich die Abgabe der Einwilligungserklärung durch die betroffene Person schriftlich bestätigen zu lassen.

Viele Unternehmen haben im Rahmen des Datenschutzes nicht nur mit volljährigen Personen zu tun. Unter anderem im Bereich der betrieblichen Ausbildung kann es durchaus vorkommen, dass auch Minderjährige von der Datenverarbeitung betroffen sind.

Genau wie in anderen juristischen Fragestellungen, ist auch bei der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung die Minderjährigkeit einer betroffenen Person immer zu beachten. Je nach Alter und Sachverhalt kann es nämlich sein, dass der Minderjährige juristisch nicht in der Lage ist, eine wirksame Einwilligungserklärung abzugeben. In einem solchen Fall ist dann gegebenenfalls (zusätzlich) auf die Zustimmung der Erziehungsberechtigten zurückzugreifen.

Hat eine betroffene Person einmal ihre Einwilligung erteilt, ist auf Seiten des Verantwortlichen das Interesse natürlich groß, diese Einwilligung auch beizubehalten.

Den Widerruf der Einwilligungserklärung durch die betroffene Person zu erschweren oder gar bewusst zu vereiteln, würde jedoch einen schwerwiegenden Verstoß gegen die Vorschriften der DSGVO darstellen.

Ganz im Gegenteil, ist der Verantwortliche nach Art. 7 Abs. 3 S. 4 DSGVO sogar verpflichtet, den Widerruf so einfach, wie die Erteilung der Einwilligung zu gestallten. Daher ist jedem Verantwortlichen dringend zu raten, nicht nur für die Einholung der Einwilligung, sondern auch für deren Widerruf einen praktikablen und rechtssicheren Prozess zu implementieren.

Diese Aufzählung der Fehler und Fallstricke bei der datenschutzrechtlichen Einwilligung stellt natürlich nur eine kleine Auswahl dar und ist nicht abschließend. Falls Sie daher noch weitere Fragen zu der rechtskonformen Einwilligungserklärung haben, wenden Sie sich gerne an uns. Kontaktieren Sie uns einfach!