einfach erklärt: der Datenschutzkoordinator

Der Datenschutzkoordinator arbeitet sehr eng mit dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens zusammen, um die Vorgaben aus der Datenschutzgrundverordnung im Unternehmen umzusetzen und zu implementieren. Datenschutz muss immer unternehmensindividuell passieren. Deshalb braucht ein externer DSB immer einen operativen Ansprechpartner im Unternehmen, der mit Strukturen, Prozessen und Interna vertraut ist. Man kann ihn als Schnittstelle zwischen Unternehmen und den externen Datenschutzbeauftragten betrachten. Er oder sie sollte idealerweise ein gewisses Maß an Fachkunde im Datenschutzrecht haben, um diese Aufgabe zu erfüllen.

Es gibt keine Rechtsgrundlage, dass man einen Datenschutzkoordinator bestellen muss, doch gerade in großen Unternehmen mit komplizierten Konzernstrukturen oder wenn es um sensible Daten geht, ist es für den Datenschutzbeauftragten allein – gleichwohl extern oder intern –  sehr schwer, die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung umzusetzen. Daher bietet es sich an, neben dem Datenschutzbeauftragten, auch einen Datenschutzkoordinator einzusetzen, der das Unternehmen sowie seine Prozesse und Mitarbeiter bereits kennt.

Hauptsächlich unterstützt der Datenschutzkoordinator den externen Datenschutzbeauftragten bei den nachfolgenden Aufgaben:

• relevante Informationen einholen
• bei einfachen datenschutzrelevanten Fragestellungen als Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung stehen
• Datenschutzdokumente verwalten, aktualisieren, pflegen oder vorbereiten
• Das gesetzlich notwendige oder vom Management gewünschte Datenschutzniveau aufrechterhalten (beispielsweise durch Mitarbeitersensibilisierungen)
• Standardprozesse umsetzen (z. B. Werbewiderspruch, ADV, Verpflichtung auf das Datengeheimnis)
• regelmäßige Berichterstattung an den DSB

Der Datenschutzbeauftragte ist die formell bestellte Person im Unternehmen, welche man auch nach Art. 37 Abs. 7 DSGVO bei der zuständigen Aufsichtsbehörde melden muss. Er weist ein hohes Maß an Fachkunde und Zuverlässigkeit auf. Anhand dessen ist er dafür zuständig, dass innerhalb des Unternehmens die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung umgesetzt und eingehalten werden. Der Datenschutzbeauftragte muss in der Lage sein, auch schwierige datenschutzrelevante Aufgaben zu erkennen und zu bearbeiten.

Der Datenschutzkoordinator hingegen unterstützt den externen Datenschutzbeauftragten in vielfältiger Weise bei der Erfüllung seiner Aufgaben. Des Weiteren ist der Datenschutzkoordinator eine Anlaufstelle für den Datenschutzbeauftragten, um bestimmte Informationen vom Unternehmen einzuholen sowie notwendige Datenschutzdokumente im Unternehmen auszurollen.

Hierfür gibt es keine gesetzlichen Regelungen. Wodurch sich ein Datenschutzkoordinator qualifiziert hängt vom jeweiligen Unternehmen und dem Umfang der Datenschutztätigkeit ab. Allerdings erachten wir es, aus unserer täglichen Praxis als externe Datenschutzbeauftragte und -berater als unumgänglich, dass diejenige Person mit den Grundlagen der DSGVO vertraut ist und entsprechend geschult ist. Nur so ist der Datenschutzkoordinator dem Datenschutzbeauftragten eine Unterstützung.

Wir geben Best Practices aus unserer jahrelangen Erfahrung im Bereich Datenschutz als externe DSBs, Consultants und Auditoren weiter. Unabhängig von einer Bestellung als externer Datenschutzbeauftragte bieten wir deshalb Schulungen für Datenschutzkoordinatoren an. Wir wissen, welche Grundlagen er kennen muss und worauf er im Alltag achten muss.

 

Für Fragen oder Unterstützung im Bereich Datenschutz oder wenn Sie mehr über unser DSGVO-Schulungsangebot erfahren möchten, steht Ihnen das Team der aigner business solutions GmbH gerne zur Verfügung. Unser Kontaktformular finden Sie hier.