Hinweisgebersystem

Ein Hinweisgebersystem ist ein sicherer, digitaler Kanal für das vertrauliche Melden von Verstößen gegen Gesetze oder internen Richtlinien.
Das Hinweisgebersystem ermöglicht es, Vorfälle vertraulich per Telefon oder anonym online zu melden. Das Hinweisgebersystem ist als webbasierte Software unabhängig von der IT des Unternehmens. Die Daten befinden sich gesichert in der EU Cloud der Deutschen Telekom. Zugriff auf das System haben nur berechtigte Personen, dies sind zum Beispiel der Fallbearbeiter, ein externer Ombudsmann oder ein Rechtsanwalt. Niemand sonst – nicht einmal der Plattform-Provider.

Wenn Ihr Unternehmen mehr als 250 Mitarbeiter hat oder Sie eine Kommune mit mehr als 10.000 Einwohner oder eine Behörde leiten, dann werden Sie ab in Kraft treten des geplanten Hinweisgeberschutzgesetzes einen sicheren und anonymen Meldekanal einrichten müssen. Eine Übergangsfrist ist derzeit nicht vorgesehen! Für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern gelten die Vorgaben ab Dezember 2023. Daneben besteht die Pflicht zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems für Unternehmen aus speziellen Branchen, wie zum Beispiel für Wertpapierdienstleistungsunternehmen oder Institute im Sinne des Kreditwesengesetzes.

Whistleblowing ist der Hinweis auf einen Missstand oder Fehlverhalten im Unternehmen mit der Absicht, Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Whistleblowing kann vertraulich und anonym erfolgen. Um mögliche negative Konsequenzen für den Hinweisgeber zu vermeiden, sollte dazu ein Weg genutzt werden, die die Sicherheit und Vertraulichkeit des Hinweisgebers vollumfänglich gewährleistet. Dies ist nur bei digitalen Lösungen in der Cloud in Europa gewährleistet.

Mit einem Hinweisgebersystem können Mitarbeiter und Externe (wie bspw. Kunden) Gesetzesverstöße vertraulich und anonym melden. Hinweisgeber können sich über den Link auf der Unternehmenswebseite einloggen und ihren Hinweis anhand von vorgegebenen Fragen oder als Freitext abgeben. Zusätzlich können Fotos oder Dateien hochgeladen werden.

Vor dem Absenden des Hinweises können Hinweisgeber entscheiden, ob sie ihre Kontaktdaten angeben oder lieber anonym bleiben möchten. Die Lösung funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches Schließfach.

Hinweisgeber erhalten vor dem Absenden eines Hinweises einen PIN, mit dem sie sich später wieder in das Schließfach einloggen können. Der berechtigte Empfänger des Hinweises, wie zum Beispiel der Fallbearbeiter, hat so die Möglichkeit, Nachfragen zu stellen.
Das Schließfach ist für den Hinweisgeber nur mit der PIN zugänglich – dieser ist daher gut aufzubewahren.

Bei der Buchung haben Sie die Möglichkeit, uns mitzuteilen, welche Sprache Sie als Standardsprache verwenden wollen. Als zweite Sprache wird dann standardmäßig Englisch hinterlegt (alternativ Deutsch, wenn Englisch als Standardsprache gewählt wurde). Nach der Buchung können Sie die Spracheinstellungen jederzeit unter „Einstellungen“ ändern.

Standardsprachen:
Deutsch (de) und Englisch (en).
Weitere Sprachen:
Bosnisch (bs), brasilianisches Portugiesisch (pt), Französisch (fr), Italienisch (it), Kroatisch (hr), Niederländisch (nl), Mazedonisch (mk), Polnisch (pl), Rumänisch (ro), Russisch (ru), Schwedisch (sv), Serbisch (sr), Slowenisch (sl), Slowakisch (sk), Spanisch (es), Tschechisch (cs), Ukrainisch (uk), Ungarisch (hu).
Weitere Sprachen können innerhalb von vier Wochen aufgenommen werden.

Ihre Daten sind bei uns sicher! Höchste Sicherheit für Ihre Daten ist für uns selbstverständlich und eine unerlässliche Voraussetzung für erfolgreiche Whistleblowing-Lösungen. Das aigner business solutions Hinweisgebersystem ist DSGVO-konform und wird bei der Deutschen Telekom gehostet. Informationen zu den Fällen können ausschließlich von den Systemberechtigten des Unternehmens gesehen und bearbeitet werden. Hinweisgeber können über eine individuelle PIN die Daten zu ihrem Hinweis und die Antworten des Unternehmens sehen. Darüber hinaus hat niemand Zugang zu den Informationen.

Hinweise werden nur von dem/den Systemberechtigten gesehen. Wer systemberechtigt ist, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und hängt auch von der Unternehmensgröße ab: In der Regel ist es der Fallbearbeiter, der Compliance-Beauftragte oder ein externer Berater des Vertrauens (Rechtanwalt, Ombudsmann, Steuerberater, Compliance-Berater).

Nein, Sie brauchen keine Software zur Nutzung von Ihrer Hinweisgeber-Lösung installieren. Es handelt es sich um eine einfache Plug-and-Play-Lösung, die von jedem Browser zugänglich ist und keiner Installation bedarf.

Das Unternehmen muss nach spätestens einer Woche eine Eingangsbestätigung im Schließfach hinterlegt haben. Eventuell gibt es Rückfragen an den Hinweisgeber, um den Fall besser untersuchen zu können. Nach spätestens 3 Monaten muss das Unternehmen den Hinweisgeber per Nachricht im Schließfach mitteilen, wie mit dessen Hinweis verfahren wurde. Es ist wichtig, dass der Hinweisgeber den PIN aufbewahrt, um sich wieder einloggen zu können.

Wenn dem Hinweisgeber nach Ablauf der 3 Monate kein Ergebnis mitgeteilt wurde, kann er sich mit seinem Hinweis an die Öffentlichkeit wenden. Vor Ablauf der 3 Monate hätte eine Information der Öffentlichkeit für ihn strafrechtliche Konsequenzen.

Für Ihre Mitarbeiter haben wir ein Video-Tutorial erstellt, in dem die Nutzung von Ihre Hinweisgeber-Lösung erklärt wird und alle wichtigen Fragen beantwortet werden.