Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO - auch im Beschäftigungsverhältnis

Der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO – Das grundlegende Recht für betroffene Personen

Die Datenschutzgrundverordnung stellt nicht nur Pflichten für datenverarbeitende Unternehmen auf, sondern wendet sich auch direkt an von der Datenverarbeitung betroffene Personen und räumt ihnen umfangreiche Rechte ein. Besonders beim Auskunftsanspruch sind für Unternehmen wichtige Punkte zu beachten. In diesem Blogartikel und dem dazugehörigen Video erfahren Sie, was Sie beim Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO beachten müssen.

In diesem Video beantworten wir die FAQs zum Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO aus unserem Beratungsalltag. Am Ende des Videos wissen Sie alles Wichtige in Bezug auf Inhalt, Einschränkungen, Fristen, Formen und Standards bei Auskünften.

Grundlegender Auskunftsanspruch

Die wichtigsten Betroffenenrecht sind im dritten Kapitel der DSGVO in den Artikeln 12 bis 23 niedergelegt. Unter diesen Rechten nimmt das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO noch einmal eine herausgehobene Position ein.

Das Recht auf Auskunft ist das grundlegende Recht einer betroffenen Person gegenüber einem datenverarbeitenden Unternehmen und essenziell für den Schutz des Informationellen Selbstbestimmungsrechtes. Nur wenn eine betroffene Person weiß, welche Daten das Unternehmen nutzt, ist die Person in der Lage, die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung zu beurteilen. Außerdem wäre es ohne diese Kenntnisse für eine betroffene Person nicht möglich, fundiert über die Ausübung weiterer Rechte, wie z.B. über das Recht auf Datenlöschung, zu entscheiden.

Inhalt der Auskunft

Welchen Inhalt nun eine ordnungsgemäße Antwort auf ein Auskunftsersuchen hat, ist in Art. 15 DSGVO bestimmt. Grundlegend dabei ist, dass der betroffenen Person alle Informationen mitgeteilt werden, die ihr ermöglichen, die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung zu beurteilen. Daher ist hier insbesondere darüber Auskunft zu erteilen, welche Daten zu welchen Zwecken überhaupt durch das Unternehmen genutzt werden.

Bei näherer Betrachtung des Art. 15 DSGVO fällt auf, dass das Recht auf Auskunft sehr weitreichend zu verstehen ist. Die ordnungsgemäße Beantwortung für ein Unternehmen ist dabei unter Umständen mit einigen Mühe verbunden. Verwendet das Unternehmen z.B. personenbezogene Daten der betroffenen Personen nicht nur intern, sondern gibt diese auch anderen Stellen weiter, besteht auch hierüber nach Art. 15 Abs. 1 lit. c DSGVO Informationspflicht.

Möglichkeiten zur Einschränkung

Müssen nun wirklich alle personenbezogenen Informationen aufgelistet und herausgegeben werden? Grundsätzlich ja. Aus Sicht der DSGVO gibt es kein unbedeutendes personenbezogenes Datum, keine Information, die so unwichtig ist, dass sie der betroffenen Person nicht mitgeteilt werden müsste.

Trotzdem gibt es Möglichkeiten, den Umfang der erteilten Auskunft einzugrenzen. Ein Weg hierfür ist, von der anfragenden Person eine Präzisierung der Anfrage zu verlangen. Erwägungsgrund 63 zur Datenschutzgrundverordnung spricht ausdrücklich davon, dass insbesondere falls der Verantwortliche eine große Menge an personenbezogenen Daten verarbeitet, eine Einschränkung vorgenommen werden kann.

Ein anderer wichtiger Aspekt bei der Reichweite des Auskunftsanspruches ist die Bestimmung des Art. 15 Abs. 4 DSGVO. Diese schreibt vor, dass die Rechte und Freiheiten anderer Personen, zumindest bei der Herausgabe einer Kopie der verarbeiteten Daten, durch die herausgegebenen Informationen nicht beeinträchtigt werden dürfen. Das hat zu folge, dass der Anspruch insofern beschränkt ist, dass keine Daten herausgegeben werden dürfen, die Dritte betreffen beziehungsweise bezüglich derer Dritte ein berechtigtes Interesse der Geheimhaltung haben.

Frist zur Auskunftserteilung

Bei der Erfüllung eines Auskunftsanspruches, insbesondere falls eine umfangreiche Recherche zur Herkunft und Weitergabe der Daten erforderlich sein sollte, darf nicht aus dem Blick verloren werden, dass für Unternehmen eine gesetzliche Frist zur Beantwortung des Auskunftsersuchens gesetzt ist. So bestimmt Art. 12 Abs. 3 S. 1 DSGVO, dass auch das Recht auf Auskunft innerhalb eines Monats erfüllt werden muss.

Form der Auskunft

Neben der Frist zur Beantwortung stellt der Art. 12 DSGVO noch weitere Vorgaben zur Form einer Beantwortung auf.

Besonderes Augenmerk müssen Sie darauf legen, dass Sie die Auskunft über die verarbeiteten Daten transparent und in einer leicht verständlichen Form und Sprache erteilen. Daher muss die Übermittlung der Informationen durch ein Unternehmen auch strukturiert und angemessen aufbereitet passieren; eine reine Auflistung der Daten ist gerade nicht ausreichend.

Standardisiertes Vorgehen

Um diese hohen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, ist die Errichtung eines standardisierten Verfahrensablaufs zur Beantwortung des Rechts auf Auskunft in jedem Unternehmen unerlässlich. Nur auf diese Weise kann man gewährleisten, dass allen Mitarbeitern die Brisanz dieses Themas bewusst ist und die Beantwortung strukturiert und vor allem vollständig erfolgt.

 

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