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Hinweisgeberlösung

Warum brauchen Sie eine Hinweisgeber-Lösung?

Am 16. Dezember 2019 ist die EU-Whistleblowing-Richtlinie 2019/1937 in Kraft getreten. Sie soll Hinweisgeber, die mit ihren Meldungen auf Missstände und Gesetzesverstöße hinweisen, vor negativen Konsequenzen und Repressalien schützen.

Die Richtlinie sieht vor, dass Unternehmen ab 250 Mitarbeiter, Einrichtungen des öffentlichen Sektors, Kommunen ab 10.000 Einwohner und Behörden ab Dezember 2021 einen unternehmensinternen Meldeprozess einführen müssen, über den interne und externe Personen Verstöße melden können, wobei die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers sichergestellt werden muss. Unternehmen der Privatwirtschaft mit 50 – 249 Mitarbeitern haben für die Umsetzung der Vorgaben bis zum 17.12.2023 Zeit.

Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in Deutschland

Hinweisgeberschutzgesetz

Die Vorgaben der EU-Whistleblowing-Richtlinie sollten vom deutschen Gesetzgeber bis Dezember 2021 in nationales Gesetz umgesetzt werden. Dies konnte nicht realisiert werden, da der Entwurf für das neue Hinweisgeberschutzgesetz Ende April 2021 von der Union abgelehnt wurde. Die neue Regierung wird laut Koalitionsvertrag über die Mindestanforderungen der Richtlinie hinausgehen und auch Hinweisgeber „von erheblichen Verstößen gegen Vorschriften oder sonstigem erheblichen Fehlverhalten, dessen Aufdeckung im besonderen öffentlichen Interesse liegt“ schützen.

Ob die Whistleblowing-Richtlinie aufgrund der fehlenden nationalen Umsetzung eine unmittelbare Wirkung hat, ist derzeit sehr umstritten.

Wir empfehlen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern, Unternehmen des öffentlichen Sektors, Kommunen ab 10.000 Einwohnern und Behörden nicht auf das Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes zu warten, sondern die Zeit für die Einführung geeigneter Meldekanäle und Verfahren zum Umgang mit Hinweisen zu nutzen.

Die Anforderung an diese Hinweisgeberkanäle und der Umgang mit eingehenden Hinweisen sind in der Whistleblower Richtlinie sehr konkret bestimmt.

Hinweisgeberkanäle

Die Richtlinie und auch der Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes sehen zwei verpflichtende Meldekanäle vor:

  • Einen internen Meldekanal im Unternehmen oder im Konzern, wie z.B. ein digitales Hinweisgebersystem oder eine Whistleblower-Hotline.
  • Daneben ist eine externe Meldestelle, die beim Bundesdatenschutzbeauftragten angesiedelt wird, vorgesehen.

Für alle Hinweisgeberkanäle gilt, dass diese sicher sein müssen und die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers sicherstellen müssen.

Die digitale Hinweisgeberlösung für kleine und mittelständische Unternehmen

Die digitale Hinweisgeberlösung von aigner business solutions

Mit unserer Hinweisgeberlösung erhalten Sie ein Komplettpaket. Dieses besteht aus einer beliebig skalierbaren Software, sowie der Stellung von Fallbearbeitern, die die Erstbearbeitung der eingehenden Hinweise für Sie übernehmen. Selbstverständlich können Sie die beiden Leistungen einzeln erwerben.

Ist der Hinweis verifiziert, übernehmen wir nach einer Abstimmung mit Ihnen als Geschäftsleitung die internen Untersuchungen. Falls der von uns leistbare gesetzliche Rahmen überschritten ist, bieten wir Ihnen an, dass unsere Partnerkanzlei die weitere Fallbearbeitung übernimmt.

Wie unsere Lösung funktioniert

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Das zeichnet unsere Hinweisgeberlösung aus!

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Die digitale Hinweisgeberlösung von aigner business solutions

Die innovative Software-Lösung wurde von Compliance-Experten speziell für die Bedürfnisse und Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen entwickelt. Made & hosted in Germany. Hinweise können anonym online oder per Telefon
gemeldet werden. Einfach, zuverlässig und sicher.

Die digitale Hinweisgeberlösung ist ein Software-as-a-Service-Produkt: intuitiv in der Nutzung, rund um die Uhr verfügbar, in allen EU-Sprachen und das Hosting in der Deutschen Telekom Cloud, bietet die notwendige Sicherheit.

Durch den Einsatz einer Hinweisgeber-Lösung kann sich ein Unternehmen einfach und zuverlässig vor Skandalen und Gesetzesverstößen schützen und zugleich den Hinweisgebern Schutz und Anonymität garantieren.

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Wir stellen Ihnen den Fallbearbeiter

Die eingehenden Hinweise werden von einem unserer professionellen Fallbearbeiter bearbeitet. Dieser nimmt zunächst den Hinweis entgegen und verifiziert diesen gemeinsam mit dem Unternehmen auf seine Validität. Stellt sich im Rahmen der Validierung heraus, dass der Hinweis mit hoher Wahrscheinlichkeit einen Verstoß aufzeigt, wird nach Rücksprache mit der Geschäftsleitung mit der unternehmensinternen Untersuchung des angezeigten Verstoßes begonnen. Auch in dieser Phase unterstützen wir Ihr Unternehmen mit unserem Team.

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Bei Bedarf Übergabe der Fallbearbeitung an unsere Partnerkanzlei

Falls der eingegangene Hinweis den Rahmen übersteigt, in denen wir Sie rechtlich beraten können und Sie diesbezüglich Unterstützung brauchen, bieten wir Ihnen auch die weitere Bearbeitung durch unsere Partnerkanzlei an.

Verstöße gegen die Vorgaben des geplanten Hinweisgeberschutzgesetzes

Nach dem Entwurf des § 39 HinSchG sollen Verstöße gegen die gesetzlichen Vorgaben Ordnungswidrigkeiten darstellen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Die aigner business solutions Hinweisgeberlösung ist einfach, zuverlässig und intuitiv zu bedienen
  • vollständig anonyme und sichere Kommunikation – online oder per Telefon
  • flexibel auf Ihre Unternehmensgröße und auf Ihr CI-anpassbare Software
  • mehrsprachig und global einsetzbar
  • gehostet in der Cloud in Deutschland
  • Unterstützung durch professionelle Fallbearbeiter
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Und so geht's...

1. TERMIN VEREINBAREN

Klicken Sie auf den Button „Termin vereinbaren“, füllen Sie das Kontaktformular mit Ihren Daten aus und wir vereinbaren ein erstes Beratungsgespräch mit Ihnen, oder Sie rufen uns gleich an.

2. BERATUNGSGESPRÄCH

Gemeinsam finden wir heraus, welches Software-Packet für Sie geeignet ist und wie eine Zusammenarbeit mit unseren Fallbearbeitern im Detail aussieht.

3. Customization des Hinweisgebersystems

Wir passen das Hinweisgebersystem auf Ihre CI an und ändern individuell den Fragenbogen, der bei der Abgabe eines Hinweises hinterlegt ist.

4. Support bei der Einführung des Systems

Wir legen Schritt für Schritt fest, welche Dokumente und Awareness Maßnahmen notwendig sind, um Ihr Hinweisgebersystem erfolgreich im Unternehmen einzuführen.

5. Kontinuierliche Betreuung

Nach Einführung des Systems bearbeitet der von uns zur Verfügung gestellte Fallbearbeiter in Zusammenarbeit mit Ihnen die eingehenden Hinweise.

6. Gesetzliche Vorgaben erfüllt!

Machen Sie gleich den ersten Schritt

Vereinbaren Sie jetzt gleich einen Termin zu Ihrem kostenlosen Beratungsgespräch

Haben Sie noch Fragen?

Was ist eine Hinweisgeber-Lösung?

Ein Hinweisgebersystem ist ein sicherer, digitaler Kanal für das vertrauliche Melden von Verstößen gegen Gesetze oder internen Richtlinien.
Das Hinweisgebersystem ermöglicht es, Vorfälle vertraulich per Telefon oder anonym online zu melden. Das Hinweisgebersystem ist als webbasierte Software unabhängig von der IT des Unternehmens. Die Daten befinden sich gesichert in der EU Cloud der Deutschen Telekom. Zugriff auf das System haben nur berechtigte Personen, dies sind zum Beispiel der Fallbearbeiter, ein externer Ombudsmann oder ein Rechtsanwalt. Niemand sonst – nicht einmal der Plattform-Provider.

Braucht unser Unternehmen eine Hinweisgeber-Lösung?

Wenn Ihr Unternehmen mehr als 250 Mitarbeiter hat oder Sie eine Kommune mit mehr als 10.000 Einwohner oder eine Behörde leiten, dann werden Sie ab in Kraft treten des geplanten Hinweisgeberschutzgesetzes einen sicheren und anonymen Meldekanal einrichten müssen. Eine Übergangsfrist ist derzeit nicht vorgesehen! Für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern gelten die Vorgaben ab Dezember 2023. Daneben besteht die Pflicht zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems für Unternehmen aus speziellen Branchen, wie zum Beispiel für Wertpapierdienstleistungsunternehmen oder Institute im Sinne des Kreditwesengesetzes.

Was ist Whistleblowing?

Whistleblowing ist der Hinweis auf einen Missstand oder Fehlverhalten im Unternehmen mit der Absicht, Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Whistleblowing kann vertraulich und anonym erfolgen. Um mögliche negative Konsequenzen für den Hinweisgeber zu vermeiden, sollte dazu ein Weg genutzt werden, die die Sicherheit und Vertraulichkeit des Hinweisgebers vollumfänglich gewährleistet. Dies ist nur bei digitalen Lösungen in der Cloud in Europa gewährleistet.

Wie kann man Gesetzesverstöße melden?

Mit einem Hinweisgebersystem können Mitarbeiter und Externe (wie bspw. Kunden) Gesetzesverstöße vertraulich und anonym melden. Hinweisgeber können sich über den Link auf der Unternehmenswebseite einloggen und ihren Hinweis anhand von vorgegebenen Fragen oder als Freitext abgeben. Zusätzlich können Fotos oder Dateien hochgeladen werden.

Vor dem Absenden des Hinweises können Hinweisgeber entscheiden, ob sie ihre Kontaktdaten angeben oder lieber anonym bleiben möchten. Die Lösung funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches Schließfach.

Hinweisgeber erhalten vor dem Absenden eines Hinweises einen PIN, mit dem sie sich später wieder in das Schließfach einloggen können. Der berechtigte Empfänger des Hinweises, wie zum Beispiel der Fallbearbeiter, hat so die Möglichkeit, Nachfragen zu stellen.
Das Schließfach ist für den Hinweisgeber nur mit der PIN zugänglich – dieser ist daher gut aufzubewahren.

In welchen Sprachen ist Ihre Hinweisgeber-Lösung erhältlich?

Bei der Buchung haben Sie die Möglichkeit, uns mitzuteilen, welche Sprache Sie als Standardsprache verwenden wollen. Als zweite Sprache wird dann standardmäßig Englisch hinterlegt (alternativ Deutsch, wenn Englisch als Standardsprache gewählt wurde). Nach der Buchung können Sie die Spracheinstellungen jederzeit unter „Einstellungen“ ändern.

Standardsprachen:
Deutsch (de) und Englisch (en).
Weitere Sprachen:
Bosnisch (bs), brasilianisches Portugiesisch (pt), Französisch (fr), Italienisch (it), Kroatisch (hr), Niederländisch (nl), Mazedonisch (mk), Polnisch (pl), Rumänisch (ro), Russisch (ru), Schwedisch (sv), Serbisch (sr), Slowenisch (sl), Slowakisch (sk), Spanisch (es), Tschechisch (cs), Ukrainisch (uk), Ungarisch (hu).
Weitere Sprachen können innerhalb von vier Wochen aufgenommen werden.

Wie sicher sind die Daten bei Ihrer Hinweisgeber-Lösung?

Ihre Daten sind bei uns sicher! Höchste Sicherheit für Ihre Daten ist für uns selbstverständlich und eine unerlässliche Voraussetzung für erfolgreiche Whistleblowing-Lösungen. Das aigner business solutions Hinweisgebersystem ist DSGVO-konform und wird bei der Deutschen Telekom gehostet. Informationen zu den Fällen können ausschließlich von den Systemberechtigten des Unternehmens gesehen und bearbeitet werden. Hinweisgeber können über eine individuelle PIN die Daten zu ihrem Hinweis und die Antworten des Unternehmens sehen. Darüber hinaus hat niemand Zugang zu den Informationen.

Wer kann eingegangene Hinweise sehen?

Hinweise werden nur von dem/den Systemberechtigten gesehen. Wer systemberechtigt ist, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und hängt auch von der Unternehmensgröße ab: In der Regel ist es der Fallbearbeiter, der Compliance-Beauftragte oder ein externer Berater des Vertrauens (Rechtanwalt, Ombudsmann, Steuerberater, Compliance-Berater).

Muss ich für Ihre Hinweisgeber-Lösung Software installieren?

Nein, Sie brauchen keine Software zur Nutzung von Ihrer Hinweisgeber-Lösung installieren. Es handelt es sich um eine einfache Plug-and-Play-Lösung, die von jedem Browser zugänglich ist und keiner Installation bedarf.

Wie geht es weiter, nachdem ein Hinweis eingegangen ist?

Das Unternehmen muss nach spätestens einer Woche eine Eingangsbestätigung im Schließfach hinterlegt haben. Eventuell gibt es Rückfragen an den Hinweisgeber, um den Fall besser untersuchen zu können. Nach spätestens 3 Monaten muss das Unternehmen den Hinweisgeber per Nachricht im Schließfach mitteilen, wie mit dessen Hinweis verfahren wurde. Es ist wichtig, dass der Hinweisgeber den PIN aufbewahrt, um sich wieder einloggen zu können.

Wenn dem Hinweisgeber nach Ablauf der 3 Monate kein Ergebnis mitgeteilt wurde, kann er sich mit seinem Hinweis an die Öffentlichkeit wenden. Vor Ablauf der 3 Monate hätte eine Information der Öffentlichkeit für ihn strafrechtliche Konsequenzen.

Gibt es Schulungsmaterial für Mitarbeiter?

Für Ihre Mitarbeiter haben wir ein Video-Tutorial erstellt, in dem die Nutzung von Ihre Hinweisgeber-Lösung erklärt wird und alle wichtigen Fragen beantwortet werden.