Beschäftigtendatenschutz: Polizeiliches Führungszeugnis – Was muss der Arbeitgeber beachten?

von Ramona Höfler

Viele Arbeitgeber haben ein Interesse daran, von Ihren Bewerbern und künftigen Arbeitnehmern ein polizeiliches Führungszeugnis zu erhalten, um zu überprüfen, ob diese bereits vorbestraft waren. Aber ist das überhaupt zulässig? Diesen Sachverhalt werden wir in diesem Artikel erläutern.

Polizeiliches Führungszeugnis, was ist das?

Das polizeiliche Führungszeugnis gibt es unter diesem Namen nicht mehr. Es heißt nun „Führungszeugnis“. Die Regelungen zum Führungszeugnis sind im Bundeszentralregister (BZRG) verankert. Ein Führungszeugnis ist eine behördliche Bescheinigung über die registrierten Vorstrafen einer Person. Es ist zwischen den folgenden Führungszeugnissen zu unterscheiden:

  • Führungszeugnis für private Zwecke
  • Führungszeugnis für eine Behörde
  • Europäisches Führungszeugnis
  • Erweitertes Führungszeugnis

Was darf der Arbeitgeber?

Muss jeder Arbeitnehmer seinem künftigen Arbeitgeber ein polizeiliches Führungszeugnis vorlegen? Diese Fragen stellen sich womöglich viele Arbeitnehmer, wenn der künftige Arbeitgeber eine Vorlage des Führungszeugnisses wünscht.

Es muss nicht jeder Arbeitnehmer ein Führungszeugnis vorlegen. Denn gemäß der Datenschutzgrundverordnung muss jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf einer Rechtsgrundlage basieren. Dies bedeutet, dass eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten grundsätzlich verboten ist, sofern keine Rechtsgrundlage gegeben ist.

Keine Vorlagepflicht des Führungszeugnisses

Im Führungszeugnis sind sensible personenbezogene Daten enthalten. Gemäß Art. 10 DSGVO darf eine Verarbeitung dieser nur unter einer behördlichen Aufsicht oder in Ausnahmefällen stattfinden. Dies soll den Verantwortlichen daran hindern, die Daten unkontrolliert zu speichern. Allerdings ist in §26 Abs. 1 BDSG geregelt, dass personenbezogene Daten zur Begründung oder Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden dürfen, soweit dies erforderlich ist. Dieser Passus ermöglicht es, die Daten des Art. 10 DSGVO zu verarbeiten.

Dies bedeutet jetzt aber nicht, dass jeder Arbeitgeber ein Führungszeugnis des künftigen Arbeitnehmers verlangen kann. Das grundsätzliche Verbot der Verarbeitung von strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten gemäß Art. 10 DSGVO muss hier ebenfalls noch beachtet werden. Das Führungszeugnis kann verlangt werden, wenn eine gesetzliche Verpflichtung seitens des Arbeitgebers besteht, seinen künftigen Arbeitnehmer auf Vorstrafen zu überprüfen, z.B. § 72a SGB VIII, dieser Passus betrifft die Arbeit mit Minderjährigen. Durch diese gesetzliche Regelung hat der Arbeitgeber das Recht, sich bei der Einstellung eines Beschäftigten das Führungszeugnis vorlegen zu lassen. Liegt keine gesetzliche Grundlage für die Vorlage eines Führungszeugnisses vor, ist eine Erforderlichkeit nur dann anzunehmen, wenn seitens des Arbeitgebers eine besondere Zuverlässigkeit verlangt wird, z.B. bei Tätigkeiten im Bankwesen oder auch als Datenschutzbeauftragter.

Verarbeitung und Speicherung des Führungszeugnisses?

Es ist der Grundsatz der Datenminimierung zu beachten. Das bedeutet, dass sich die Verarbeitung der Daten auf die tatsächlich nötigen beschränkt. Des Weiteren muss sichergestellt werden, dass zu diesen Daten nur Personen Zugriff haben, die diese Daten auch benötigen. Das wäre z.B. bei der Geschäftsführung und den Personen, die mit den Bewerbungsprozess vertraut sind, der Fall.

Wenn der Gesetzgeber eine Vorlage des Führungszeugnisses vorschreibt, muss der Arbeitgeber diese Vorlage dokumentieren. Wie diese Dokumentation erfolgen soll ist nicht konkret geregelt. Wir raten aufgrund des Grundsatzes der Datenminimierung davon ab, eine Kopie des Führungszeugnisses zu erstellen. Zudem ist es nach § 26 Abs. 1 BDSG in den meisten Fällen nicht für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich, eine Kopie des Führungszeugnisses anzufertigen und zu speichern. Es reicht allein die Angaben, ob Vorstrafen vorliegen oder nicht. Daher empfehlen wir die Vorlage des Führungszeugnisses lediglich mit einem kurzen Vermerk zur Person zu dokumentieren.

Fazit:

Ein polizeiliches Führungszeugnis darf der Arbeitgeber nur verlangen, wenn dies gesetzlich geregelt ist oder wenn der Arbeitgeber eine besondere Zuverlässigkeit vorschreibt, z.B. im Bankwesen. Des Weiteren sollte keine Kopie des Zeugnisses angefertigt werden, um den Grundsatz der Datenminimierung zu wahren. Ein Vermerk reicht aus!

 

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Ramona Höfler

Ramona Höfler ist seit ihrer Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement bei uns tätig. Sie kennt deshalb unser Dienstleistungs-Portfolio sehr genau. Mittlerweile unterstützt sie unser Team nicht nur im Backoffice sondern steht unseren Kunden auch als zertifizierte Datenschutzbeauftragte mit Rat und Tat zur Seite. Service- und Lösungsorientierung, Flexibilität und Kompetenz stehen für sie an erster Stelle.