Gängige Praxis im Unternehmen ist es, neben einer Reihe von allgemeinen Postfächern, jedem Mitarbeiter noch ein persönliches Mailpostfach zuzuweisen. Dieses dient dann meist als eine Art persönliches Archiv und ist in den meisten Unternehmen die beste (und oft auch einzige) Quelle für Informationen über aktuelle wie auch lang zurückliegende Vorgänge.
Im regulären Betrieb meist hingenommen, wird diese Situation dann zum Problem für Unternehmen, wenn diese Postfächer plötzlich nicht mehr zur Verfügung stehen. Das kann im leichten Fall der Fall sein, wenn ein Kollege aus Termingründen für eine Rücksprache fehlt. Das Problem vergrößert sich, wenn Ansprechpartner länger nicht verfügbar sind, z. B. bei urlaubs- oder krankheitsbedingten Abwesenheiten.
Wirklich kritisch wird es beim kompletten Ausfall: wenn Nachrichten gelöscht oder Beschäftigte dauerhaft fehlen. Im Zweifel kann es sogar passieren, dass man nicht einmal mehr weiß, wer ein bestimmtes Thema bearbeitet hat und wo Daten hierzu auffindbar wären. Auch technische Ausfälle, z. B. infolge von Softwareproblemen, dem Verlust mobiler Endgeräte sowie die aktuell stark zunehmende Bedrohung durch Hacking, können zu Verlusten bei den Kommunikationsdaten der Mitarbeiter führen.
Wenn Mitarbeiter das Unternehmen ganz verlassen, besteht zwar technisch die Möglichkeit, sich einen weiteren Zugang zu sichern. Jedoch ergeben sich auch hier diverse Probleme, wie aktuelle Fälle zu Klagen ehemaliger Mitarbeiter zeigen.
