Datenschutzkonforme Arbeitserfüllung im Unternehmen

Nicht zuletzt aus der Organisationsverpflichtung ist die Geschäftsführung verpflichtet, die gesetzlichen Vorgaben auf das Unternehmen anzuwenden und deren Einhaltung im Unternehmen sicherzustellen.

In seiner Funktion als Arbeitgeber muss der Verantwortliche daher sicherstellen, dass die internen Vorgaben gegenüber den direkt mit der Datenverarbeitung betrauten Mitarbeitern auch tatsächlich gültig sind und von diesen eingehalten werden.

Aus der Datenschutzgrundverordnung kann nicht direkt abgeleitet werden, wie die gesetzlichen Vorgaben konkret im Unternehmen, insbesondere gegenüber den Mitarbeitern, durchgesetzt werden können. Vielmehr sind hier die Möglichkeiten, aber auch Schranken des nationalen Arbeitsrechtes zu berücksichtigen. Daher kann auch keine pauschale Aussage getroffen werden, auf welchem Weg eine datenschutzrechtliche Vorgabe im Unternehmen implementiert werden kann. Stattdessen ist in jedem Einzelfall zu prüfen, welches arbeitsrechtliche Werkzeug zu wählen ist.

In einem gewissen Umfang sind auch betriebswirtschaftliche Überlegungen zum Organisationsaufwand zu berücksichtigen. So bieten einige arbeitsrechtliche Instrumente den Vorteil, dass eine einheitliche Regelung für alle Mitarbeiter einseitig durch den Arbeitgeber vorgegeben werden kann, während bei anderen die Zustimmung jedes Mitarbeiters beziehungsweise des Betriebsrates erforderlich ist.

Nach § 106 GewO kann ein Arbeitgeber Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung vorgeben.

Hierunter können auch Weisungen zur datenschutzkonformen Datenverarbeitung beziehungsweise anderen Formen des datenschutzkonformen Wirtschaftens fallen. Ein Beispiel hierfür sind konkrete Anweisungen zur Datenpflege bei Nutzung einer CRM-Software.

Ein großer Vorteil dieses Werkzeuges liegt darin, dass der Arbeitnehmer nicht zustimmen muss. Vielmehr sind die im Rahmen des Direktionsrechts erteilten Weisungen durch die Mitarbeiter einzuhalten. Bei Nichtbeachtung können arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zu Kündigung ergriffen werden.

Aber der Regelungskompetenz des Arbeitgebers sind in diesem Bereich enge Grenzen gesetzt.  Der Arbeitgeber darf auf diesem Weg nur die im Arbeitsvertrag getroffenen Vereinbarungen näher konkretisieren und hat selbstverständlich gesetzliche und betriebsverfassungsrechtliche Vorgaben zu berücksichtigen.

Größere inhaltliche Freiheiten sind bei arbeitsvertraglichen Regelungen gegeben, zumal es dem (zukünftigen) Mitarbeiter ja freisteht, seine Zustimmung in der Form des Abschlusses des Arbeitsvertrages zu erteilen, oder dies zu unterlassen, falls die konkrete Regelung für ihn nicht akzeptabel ist. So können auf diesem Weg Regelungen eingeführt werden, die im Zuge des Direktionsrechtes nicht umgesetzt werden können.

In dieser Freiheit kann unter Umständen nun aber auch ein Nachteil für das Unternehmen liegen. So kann es insbesondere in Phasen der Neuordnung vorkommen, dass eine Regelung nicht für alle Mitarbeiter gleichermaßen gültig ist, beziehungsweise, dass nicht alle Mitarbeiter ihre vertragliche Zustimmung zum Abschluss eines neuen Arbeitsvertrages erteilen.

Als dritte Option, zumindest für Unternehmen mit Betriebsrat, besteht die Möglichkeit, Betriebsvereinbarungen zu den konkreten Regelungen abzuschließen. Dies hat den Vorteil, dass eine Vorgabe nicht mit allen Mitarbeitern einzelvertraglich abgeschlossen werden muss, sondern für alle Mitarbeiter, mit Ausnahme von leitenden Angestellten, unmittelbar gilt. Auch ist hier unter Umständen eine größere Flexibilität in Bezug auf neue Regelungen gegeben.

Ein gewichtiger Nachteil besteht jedoch in der Regelungskompetenz von Betriebsvereinbarungen. Auch hier sind selbstverständlich die gesetzlichen Grenzen zu beachten. Außerdem ist es nicht möglich, durch eine Betriebsvereinbarung in den höchstpersönlichen Lebensbereich der Arbeitnehmer einzugreifen. Daher kann unter Umständen zusätzlich zur Betriebsvereinbarung auch die persönliche Zustimmung beziehungsweise Einwilligung der Mitarbeiter erforderlich sein.

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