Gesetzliche Ausgangslage in Deutschland
Bis Juli 2017 wurde aus § 18 Abs. 2 PassG und § 20 Abs. 2 PAuswG für nichtöffentliche Stellen ein gesetzliches Verbot für Ablichtungen von Ausweisen gefolgert. Dieses Verbot wurde mit einer Gesetzesänderung aufgehoben. Eine Ablichtung (im Sinne von fotokopieren, fotografieren oder einscannen) von Ausweisdokumenten wie Reisepass oder Personalauswies ist aber auch aktuell nicht ohne weiteres zulässig.
Es sind unter anderem folgende Vorgaben zu beachten:
- Eine Ablichtung darf nur vom Ausweisinhaber oder von einer anderen Person mit dessen Zustimmung
- Die Ablichtung muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein (z.B. bloße Schwarzweißablichtung; Anbringung des Vermerks „Kopie“).
- Eine Weitergabe der Kopie an Dritte durch andere Personen als den Ausweisinhaber ist untersagt.
- Eine Datenverarbeitung in Zusammenhang mit der Ablichtung des Ausweises darf nur auf Grundlage einer Einwilligung des Ausweisinhabers erfolgen.
Ein direktes Recht oder eine Pflicht solche Ablichtungen anzufertigen, ergibt sich weder aus § 18 Abs. 3 PassG noch aus § 20 Abs. 2 PAuswG. Zwar können nichtöffentliche Stellen wie Unternehmen Ausweise zur Identifizierung natürlicher Personen heranziehen. Allerdings genügt hierzu bereits, sich das Ausweispapier vorzeigen zu lassen. In diesem Zusammenhang sind auch die Bestimmungen des allgemeinen Datenschutzrechts zu beachten, welche nachfolgend näher beleuchtet werden sollen.