Interne Ermittlungen – Umfassende Planung und Vorbereitung ist unerlässlich

Sobald mit den internen Ermittlungen die Verarbeitung Personenbezogener Daten verbunden ist, sind auch hier die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu beachten. Von besonderer Bedeutung ist dabei, für jeden Schritte der Datenverarbeitung eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO beziehungswiese § 26 BDSG, soweit es sich bei den Betroffenen um Beschäftigte handelt, vorweisen zu können und diese auch vollständig zu dokumentieren.

An den Abschluss der internen Ermittlung schließt sich oftmals noch eine gerichtliche Klärung des Sachverhaltes an. Sei es, dass der Mitarbeiter gegen eine Kündigung gerichtlich vorgeht oder dass er über die Haftung für finanzielle Schäden vor Gericht streitet.

Daher sind die internen Ermittlungen immer so zu gestalten, dass gefundene Beweismittel vor Gericht auch Verwendung finden können und nicht auf Grund gegebenenfalls vorliegender Beweisverwertungsverbote ausgeschlossen werden.

Nicht vergessen werden darf außerdem, dass auch die betroffene Person gerichtliche und außergerichtliche Möglichkeiten hat, auf die Ermittlungen einzuwirken beziehungsweise an Informationen über den Stand der Ermittlungen zu gelangen. Neben dem Einsichtsrecht in die Personalakte sei hier noch auf das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO hingewiesen, dass auch in einer solchen Situation Anwendung finden kann.

Bei schwerwiegenderen Vorfällen kann es vorkommen, dass die Ermittlungen nicht eine rein interne Angelegenheit des Unternehmens bleiben. Stellt z.B. der Sachverhalt eine meldepflichtige Datenpanne nach Art. 33 DSGVO dar, ist auch die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde rechtzeitig einzubeziehen. Ist der auslösende Verdacht strafrechtlich relevant, können außerdem staatlichen Behörden eigene Ermittlungen anstreben. Des Weiteren können geschädigte Personen zivilrechtliche Forderungen gegen das Unternehmen erheben. Außerdem ist es möglich, dass der Sachverhalt in Presseberichten aufgegriffen wird.

Diese kurze Darstellung zeigt bereits, dass bei internen Ermittlungen eine Vielzahl von Interessen und Vorgaben zu beachten sind. Ohne eine umfassende Planung unter Berücksichtigung oben genannter Punkte sind interne Ermittlungen daher nicht zufriedenstellend durchzuführen. Um im Ernstfall gewappnet zu sein, empfehlen wir, die erforderlichen Handlungsschritte mit allen relevanten internen Stellen im Vorhinein zu planen und einen Standardprozess für interne Ermittlungen zu entwerfen.

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