Kontaktformular auf der Homepage Welche Rechtsgrundlage ist richtig und sinnvoll?

Viele Webseitenbetreiber gehen davon aus, dass eine Einwilligung der betroffenen Person stets erforderlich sei, um die über ein Kontaktformular erhobenen Daten verarbeiten zu dürfen. Tatsächlich eröffnet die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein differenzierteres System möglicher Rechtsgrundlagen, die auch im Kontext von Kontaktformularen Anwendung finden können. Dieses Thema wurde zuletzt auch von dem Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit in seinem Tätigkeitsbericht für 2024 ausführlich thematisiert.

Nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO stellt die Einwilligung eine mögliche Rechtsgrundlage dar. Diese muss freiwillig, informiert, spezifisch und eindeutig erfolgen. In der Praxis bedeutet das häufig das Ankreuzen einer Checkbox mit einem entsprechend formulierten Hinweistext. Zwar ist die Einwilligung eine gängige Praxis, sie bringt jedoch auch rechtliche und praktische Herausforderungen mit sich. So ist etwa zu berücksichtigen, dass eine abgegebenen Einwilligungserklärung jederzeit frei widerruflich ist. Dies könnte dazu führen, dass gegebenenfalls keine Rechtsgrundlage für noch erforderliche Datenverarbeitungsvorgänge vorhanden ist.

Daher ist zu hinterfragen, ob die Einholung einer Einwilligung in jedem Fall erforderlich oder gar geboten ist. Gerade bei allgemeinen Kontaktanfragen ist dies nicht zwingend der Fall.

Ein oft übersehener, jedoch zentraler Aspekt ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Datenverarbeitung erlaubt, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Nimmt etwa ein Kunde über ein Kontaktformular mit einem Dienstleister Kontakt auf, um Informationen zu einem Angebot zu erhalten, handelt es sich um eine klassische vorvertragliche Maßnahme. In solchen Fällen ist die Datenverarbeitung zur Beantwortung der Anfrage gerechtfertigt – eine separate Einwilligung ist nicht erforderlich.

Auch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – das berechtigte Interesse – kann eine geeignete Rechtsgrundlage darstellen. Die Datenverarbeitung ist hier zulässig, wenn sie zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist und die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person nicht überwiegen. Bei allgemeinen Anfragen über ein Kontaktformular, die keinen direkten Vertragsbezug aufweisen, kann das berechtigte Interesse an einer effizienten Kommunikation und der Bearbeitung von Anliegen herangezogen werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang eine sorgfältige Abwägung der Interessen sowie die Transparenz gegenüber den Nutzern, beispielsweise durch eine verständliche Datenschutzerklärung.

In seinem Jahresbericht 2024 hat der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit ausdrücklich klargestellt, dass eine Einwilligung bei Kontaktformularen nicht pauschal erforderlich ist. Vielmehr sei – je nach konkretem Kontext – zu prüfen, ob nicht bereits andere Rechtsgrundlagen aus Art. 6 Abs. 1 DSGVO einschlägig seien. Sofern bereits eine andere Rechtsgrundlage vorliegt, betont der Beauftragte „Eine zusätzliche Einwilligung der Dienstenutzenden in die Verarbeitung ihrer Daten ist in solchen Fällen offensichtlich nicht notwendig, sie ist überflüssig.“ (Der der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Tätigkeitsberichte zum Datenschutz und zur Informationsfreiheit für das Jahr 2024 https://datenschutz.hessen.de/sites/datenschutz.hessen.de/files/2025-05/53-tb-online.pdf ).

Für Betreiber von Webseiten ergibt sich daraus ein klarer Handlungsauftrag: Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten über Kontaktformulare ist sorgfältig zu prüfen und kontextabhängig zu wählen. Hier kommt es entscheidend darauf an, welchem Zweck das konkrete Kontaktformular dient und welche Rechtsgrundlage die damit verbundene Datenverarbeitung rechtfertigen kann. Eine Einwilligung ist nicht per se notwendig und kann in vielen Fällen durch die Rechtsgrundlagen der Vertragserfüllung oder des berechtigten Interesses ersetzt werden. Gleichzeitig sollten Webseitenbetreiber für Transparenz sorgen, indem sie in ihrer Datenschutzerklärung präzise und verständlich über die Datenverarbeitung informieren.

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