Todesfall und Datenschutz – Was Unternehmen datenschutzrechtlich beachten müssen, wenn ein Kunde verstirbt

von Désirée Wittwer

Der Fall, dass ein Kunde stirbt, tritt (hoffentlich) nicht häufig auf. Meistens sind verantwortliche Unternehmen jedoch erst einmal ratlos. Was gibt es datenschutzrechtlich zu beachten, wenn man feststellt, dass einer ihrer Kunden verstorben ist? Im Folgenden möchten wir auf einige Probleme, die uns im Alltag als Datenschutzbeauftragte immer wieder begegnen, hinweisen und darauf, was verantwortliche Unternehmen dabei zu beachten haben.

Die Nachricht bzgl. dem Tod überprüfen

Treten Angehörige an Unternehmen mit der Todesnachricht heran, ist dies oft verbunden mit der Bitte, bestimmte Auskünfte zu geben. Hintergrund sind im Rahmen der Erbfolge oftmals Unklarheiten über das Vermögen des Verstorbenen.

Verantwortliche Unternehmen sollten vorsichtig sein und den Fall genau prüfen. Grundsätzlich ist die DSGVO nicht für Verstorbene anwendbar (s.a. Erwägungsgrund 27) – jedoch sollte der Verantwortliche sich zunächst versichern, dass der betreffende Kunde tatsächlich verstorben ist.

Es kam schon vor, dass wütende Ex-Partner sich gegenseitig im gesamten Bekanntenkreis für tot erklärt oder Nachbarn sich üble Scherze erlaubt haben.

Werbung auf Basis der Einwilligung einstellen

Ist das verantwortliche Unternehmen sicher, dass ein Kunde verstorben ist, sollte man Werbemaßnahmen, die sich an den Verstorbenen richten, schon aus Pietätsgründen einstellen.

Keinesfalls alles löschen

Auch wenn die Vorschriften der DSGVO keine Anwendung auf Verstorbene finden, so endet doch der Datenschutz nicht mit dem Tod. Über das postmortale Persönlichkeitsrecht ist das Ansehen von Personen über den Tod hinaus in einem vom Bundesverfassungsgericht festgelegten Rahmen geschützt.

Unternehmen wären schlecht beraten, im Todesfall eines Kunden einfach alle seine Daten zu löschen oder diese nun wahllos zu verarbeiten.

Auch Aufbewahrungspflichten, bspw. aus dem Steuerrecht, erlöschen nicht mit dem Tod des Rechnungsempfängers. Unternehmen sollten daher in jedem Fall sorgfältig prüfen, wie sie mit den Daten weiter umgehen.

Angehörige sind nicht per se berechtigt

Haben sich Angehörige mit einem bestimmten Anliegen an das Untrnehmen gewandt, müssen Unternehmen klären, ob die Angehörigen tatsächlich berechtigt sind, eine Auskunft, die den Verstorbenen betrifft, zu erhalten. Hier drohen Unternehmen in Erbstreitigkeiten einbezogen zu werden. Wenn sie voreilig Auskünfte geben, ohne vorher die Berechtigung des Anfragenden überprüft zu haben. Haben Unternehmen noch offene Ansprüche gegen den Verstorbenen, sollten sie ebenfalls einen Fachanwalt für Erbrecht konsultieren, um das weitere Vorgehen zu klären.

Kommt der Todesfall von Kunden bei einem Verantwortlichen häufiger vor, sollte der Umgang mit den Daten unbedingt in einem Prozess geregelt werden. Darin sollte man Verantwortlichkeiten und Aufgaben der Mitarbeiter klar regeln.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Erstellung eines Prozesses zur Regelung des Umgangs mit Daten Vestorbener oder sind Sie unsicher, was Sie im Einzelfall datenschutzrechtlich zu beachten haben – sprechen Sie uns an. Wir finden gemeinsam mit Ihnen eine für Sie passende individuelle Lösung! Hier kommen Sie zu unserer Website.

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Désirée Wittwer

Die Diplomjuristin Désirée Eder studierte Rechtswissenschaften an der Universität Passau und war mehrere Jahre in Berlin in einem landeseigenen Unternehmen für Immobilienprojekte als Projektmanagerin Recht und Datenschutzbeauftragte tätig. Désirée Eder bereichert das Team nicht nur mit ihrem juristischen Know-How sondern ist auch im Bereich der Organisation und Dokumentation, sowie im Rahmen der immer wichtiger werdenden DIN-ISO Normen und für Zertifizierungsprozesse erste Ansprechpartnerin. „Für das Wohl unserer Kunden sind mir offene Kommunikation sowie eine strukturierte, effiziente und gründliche Arbeitsweise wichtig.“