DSGVO leicht gemacht mit der Datenschutz-Software docu-safe

Das Thema Datenschutz in bestehende Unternehmensstrukturen zu integrieren, ist für viele Unternehmen noch immer eine Herausforderung. Die permanente Umsetzung der DSGVO und die damit verbundene Dokumentationsarbeit erzeugt dabei hohen administrativen Aufwand. Ohne strukturiertes Datenschutzmanagement endet das häufig in Chaos und Überforderung. Der Einsatz einer Datenschutz-Software kann hier Abhilfe schaffen. Im Blogartikel erfahren Sie mehr über unsere Datenschutzmanagement-Software “docu-safe”.

Wir haben docu-safe entwickelt, um Datenschutz DSGVO-konform und gleichzeitig systematisch und effizient umsetzen zu können.  Die Datenschutz-Software ermöglicht es Unternehmen, die Datenschutz-Dokumentation zu erstellen und zu verwalten, um somit gesetzliche und interne Compliance-Vorgaben zu erfüllen – und das so einfach wie möglich. Für die Nutzung von “docu-safe” wird nur eine Internetverbindung benötigt. Die Software wird in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum gehostet. Unabhängig von Bestellpflicht und Bußgeldrisiko sollte der Schutz von personenbezogenen Daten obersten Stellenwert haben. Deshalb funktioniert die Datenschutz-Software “docu-safe” für Unternehmen jeder Größe.  Selbst in komplizierten Konzernstrukturen hat sich “docu-safe” dank Mandantenfähigkeit und simpler Rollen- und Rechtevergabe bewährt. Die Nutzung von “docu-safe” ist bei der Bestellung als externe Datenschutzbeauftragte bereits enthalten und für Sie somit kostenlos.

Im Folgenden erhalten Sie einen kurzen Überblick über einige wichtige Features der Datenschutz-Software:

Ihren Datenschutz-Status immer im Blick:
Das Dashboard

Das Dashboard zeigt den aktuellen Datenschutzstatus zu bereits dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten, vorhandene Auftragsverarbeiter, Folgenabschätzungen, Schulungen, Audits, technisch-organisatorischen Maßnahmen, Status zum Beschäftigtendatenschutz, vorhandene Konzepte, Standardprozesse sowie Anfragen zu Löschauskünften und Auskunftsersuchen.  Es ermöglicht Ihnen und uns einen Soll/Ist Vergleich auf einen Blick.

Aufgabenmanagement leicht gemacht: integriertes Ticketsystem

docu-safe bietet ein integriertes Ticketsystem. Darin können alle notwendigen Aufgaben erstellt werden und den zuständigen Personen zur Bearbeitung zugeteilt werden. Das macht den Einsatz einer weiteren Software unnötig und verringert lästige Korrespondenzarbeit. Dadurch haben Sie den Status der Datenschutz-relevanten Aufgaben immer im Blick. Durch Erinnerungsfunktion und automatisierte Abläufe ist Ihr Aufgabenmanagement so effizient wie möglich.

Basics im Handumdrehen erledigt: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Gemäß Art. 30 DSGVO ist jedes Unternehmen verpflichtet, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu erstellen. Dies ist eine Dokumentation über Prozesse im Unternehmen, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden – wie beispielsweise die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Alle notwendigen Angaben kann man direkt in “docu-safe” machen. Die Datenschutz-Software bildet das Verzeichnis dann elektronisch ab. Des Weiteren kann man schnell und einfach Verarbeitungstätigkeiten mit Auftragsverarbeitern verknüpfen. Sogar die Erstellung der DSFA ist direkt im System möglich.

Komplizierte Dokumente ordnungsgemäß erstellen: DSFA-Fragebogen

In docu-safe kann eine Datenschutzfolgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchgeführt werden, wenn der Verantwortliche dieser Verpflichtung unterliegt. Damit sich die Dokumentation für den Verantwortlichen einfach gestaltet, ist in docu-safe ein Fragebogen hinterlegt, der auf den Leitlinien der Datenschutzgruppe nach Artikel 29 basiert. Dieser beinhaltet alle Fragen, die notwendig sind, um eine Datenschutzfolgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchzuführen. Dabei bewertet man, welches Risiko sich für die betroffenen Personen anhand der Verarbeitung ergibt und welche Maßnahmen ergriffen wurden, um dieses Risiko zu minimieren.

Simples Vertragsmanagement: Anlage von Auftragsverarbeitern

Nach Art. 28 DSGVO muss mit jedem Dienstleister der auf Weisung des Verantwortlichen, personenbezogene Daten verarbeitet, eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abschließen. Mit dieser Funktion kann der Verantwortliche alle im Einsatz befindlichen Auftragsverarbeiter systemisch anlegen und die dazugehörigen Verträge hochladen. Des Weiteren können die Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung zur Prüfung freigegeben werden und dann wird automatisch eine Aufgabe im Ticketsystem angelegt, dass die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geprüft werden muss. Zudem ist auf einen Blick ersichtlich, welche Dienstleister aktiv sind und welche nicht.

Im Beschäftigtendatenschutz nichts vergessen

Der HR-Fragebogen ermittelt Lücken im Bereich Beschäftigtendatenschutz einfach und systematisch. Ihr bestellter Datenschutzbeauftragter der aigner business solutions übernimmt für Sie die datenschutzrechtliche Beurteilung dieses komplexen Themenbereichs. Dann teilt Ihnen Ihr DSB mit, was noch zu tun ist, um alle gesetzlich geforderten Anforderungen im Bereich des Beschäftigtendatenschutzes einzuhalten.

Schulungen und Audits perfekt dokumentiert

Ein integrierter Terminplaner für Schulungen und Audits ist in der Software enthalten. Dies zeigt den Verantwortlichen immer eine aktuelle Übersicht über die durchzuführenden Schulungen und welche bereits durchgeführt wurden. Die entsprechenden Schulungsunterlagen sowie Auditberichte können an den jeweiligen Terminen angehängt werden, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten. Die Schulungs- und Auditierungspflicht ist damit nachweislich erfüllt.

Rechte der Betroffenen dokumentieren

In den Art. 12-21 DSGVO sind die Rechte der betroffenen Personen verankert. Macht ein Betroffener (wie z.B. ein Kunde oder ein Mitarbeiter) des Unternehmens z.B. sein „Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO“ geltend, muss das Unternehmen eine Auskunft darüber erteilen, welche personenbezogene Daten des Betroffenen im Unternehmen gespeichert sind. Diese Dokumentation kann anhand von “docu-safe” durchgeführt werden. Da für die Beantwortung der Auskunftsanfrage eine Frist von 30 Tagen einzuhalten ist, bietet docu-safe eine Terminierung sowie eine Statusanzeige zur Dringlichkeit. Somit kann der Verantwortliche das Auskunftsersuchen fristgerecht beantworten.

Datenpanne – und jetzt?

Kommt es im Unternehmen zu einer Datenpanne besteht in jedem Fall Dokumentationspflicht. Auch muss datenschutzrechtlich bewertet werden, ob es sich hier um eine meldepflichtige Datenpanne handelt oder nicht. Die juristische Einschätzung der Situation übernimmt ihr Datenschutzbeauftragter für Sie. Die Datenschutz-Software leitet den Verantwortlichen sicher durch die Dokumentation einer Datenpanne.

„docu-safe“ steht mit all seinen Features für einfachen, sicheren, smarten und effizienten Datenschutz. Die Datenschutzmanagement-Software deckt zum einen alles ab, was gesetzlich gefordert ist und zum anderen gibt es zusätzliche Features, die es Ihnen erleichtern, die gesetzlichen Anforderungen so einfach wie möglich für Ihr Unternehmen zu erfüllen. Mit der Software haben Sie die Möglichkeit, die Dokumentationen elektronisch zu führen, ohne großen bürokratischen Aufwand.

Das Beste daran: “docu-safe” ist in unseren Datenschutz-Paketen mit Bestellung als externer DSB bereits inklusive. Erfahren Sie hier z.B. mehr über unser DSB Basic Angebot. 

Sie möchten Ihr Datenschutz-Niveau auch heben? Dann steht Ihnen das Team der aigner business solutions GmbH für weitere Fragen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns dazu telefonisch oder über unser Kontaktformular.

“docu-safe” gibt es nur exklusiv für unsere Kunden bei gleichzeitiger Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Sie wollen eine stand-alone Datenschutzmanagement-Software mit dem Funktionsumfang von “docu-safe”? Dann schauen Sie doch mal bei unserem Partner www.weprido.eu vorbei! Dort gibt es die DSGVO-Software WEPRIDO im günstigen Monatsabo! Sie haben Fragen dazu? Auch wir helfen Ihnen gerne weiter.