Teams Copilot, Gemini & Co.: Darf die KI im Meeting einfach mitschreiben?

In Microsoft Teams kann Copilot Inhalte einer Besprechung aufgreifen, Google Meet erstellt mit Gemini automatisierte Besprechungsnotizen und Zoom bietet mit AI Companion KI-gestützte Meeting-Zusammenfassungen.

Was für die tägliche Arbeit praktisch ist, verändert allerdings auch die Datenverarbeitung im Meeting. Denn sobald gesprochene Inhalte technisch erfasst, in Text umgewandelt oder durch ein KI-System ausgewertet werden, werden regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet.

Die entscheidende Frage lautet deshalb weniger: Darf KI im Meeting eingesetzt werden? Viel wichtiger ist: Wie ist die konkrete Funktion ausgestaltet und wofür wird sie benötigt?

Für die datenschutzrechtliche Bewertung sollte zunächst unterschieden werden. Eine klassische Audio- oder Videoaufzeichnung speichert das Gespräch als Datei. Bei einer Transkription wird das gesprochene Wort in Text umgewandelt. KI-Funktionen gehen häufig noch einen Schritt weiter und erstellen aus diesen Inhalten Zusammenfassungen, Aufgabenlisten oder Antworten auf Fragen zum Gespräch. Live-Untertitel können wiederum nur kurzfristig verarbeitet werden, ohne dass anschließend zwingend ein dauerhaftes Protokoll bestehen muss.

Diese Unterschiede sind relevant. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) weist in seinem 15. Tätigkeitsbericht 2025 ausdrücklich darauf hin, dass bereits eine rein textbasierte Transkription eine Verarbeitung personenbezogener Daten darstellt. Auch hierfür ist zumindest eine kurzzeitige technische Verarbeitung des gesprochenen Wortes erforderlich. Gleichzeitig hebt die Behörde die technische Ausgestaltung hervor: Live-Untertitel ohne dauerhafte Speicherung können eine datensparsamere Variante darstellen; weitergehende Analyse- und Auswertungsfunktionen sollten dagegen gesondert geprüft werden.

In der Praxis wird häufig angenommen, für eine Meeting-Transkription müsse immer die Einwilligung aller Beteiligten eingeholt werden. So pauschal lässt sich das nicht sagen.

Das BayLDA hält in bestimmten Konstellationen auch ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für grundsätzlich denkbar. Voraussetzung ist eine nachvollziehbare Interessenabwägung, bei der insbesondere Zweck, Erforderlichkeit und die Interessen der betroffenen Personen berücksichtigt werden. Gerade eine pauschale oder dauerhafte Aktivierung der Transkription für sämtliche Meetings bewertet die Behörde kritisch. Zu prüfen ist vielmehr, ob beispielsweise ein Ergebnisprotokoll oder eine manuelle Mitschrift den jeweiligen Zweck ebenso erreichen würde.

Anders kann die Bewertung etwa bei langen und komplexen Besprechungen, internationalen Teams oder zur Unterstützung einer barrierefreien Teilnahme ausfallen. Auch der jeweilige Teilnehmerkreis spielt eine Rolle. Im Beschäftigungskontext können zudem besondere Anforderungen, insbesondere nach § 26 BDSG, zu berücksichtigen sein. Eine allgemeingültige Rechtsgrundlage für jede Form der KI-Transkription gibt es daher nicht.

Die aktuellen Systeme zeigen, dass Unternehmen inzwischen deutlich mehr Steuerungsmöglichkeiten haben.

Microsoft Teams erlaubt Copilot beispielsweise in der Einstellung „Only during the meeting“. Dabei verwendet das System Speech-to-Text-Daten, die nach Angaben von Microsoft nach Ende des Meetings nicht gespeichert werden. Davon zu unterscheiden sind mögliche Aufbewahrungen von Copilot-Prompts und Antworten aufgrund von Microsoft-Purview-Aufbewahrungsrichtlinien. Eine andere Konfiguration ermöglicht Copilot dagegen auch nach dem Meeting und setzt hierfür eine Transkription voraus.

Auch Google Meet bietet inzwischen konkrete Steuerungsmöglichkeiten. Administratoren können vorgeben, dass Teilnehmer der Nutzung von „Take notes for me“, einer Aufzeichnung oder einer Transkription ausdrücklich zustimmen müssen. Während eines Meetings lässt sich die Notizerstellung außerdem stoppen und später wieder fortsetzen, sodass beispielsweise vertrauliche Gesprächsteile ausgespart werden können. Diese technische Zustimmung ersetzt allerdings nicht automatisch die Prüfung, auf welche datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage sich das Unternehmen im konkreten Fall stützt.

Google erweitert diese Kontrollmöglichkeiten aktuell weiter: Seit September 2026 werden Funktionen ausgerollt, mit denen „Take notes for me“ auch direkt über Google-Meet-Hardware gestartet und gestoppt werden kann.

Bei Zoom AI Companion lässt sich ebenfalls beeinflussen, was nach einem Meeting bestehen bleibt. Mit der Option „Zero Data Retention“ können temporäre Transkripte sowie bestimmte weitere Eingangsdaten nach der Erstellung einer Meeting-Zusammenfassung gelöscht werden. Die fertige Zusammenfassung kann jedoch weiterhin entsprechend den jeweiligen Aufbewahrungseinstellungen gespeichert werden. Zudem können Administratoren steuern, ob Transkripte für weitere AI-Companion-Funktionen verfügbar bleiben.

Damit wird deutlich: Zwei Unternehmen können dieselbe Plattform nutzen und dennoch sehr unterschiedliche Datenschutzrisiken haben. Entscheidend sind nicht nur Anbieter und Produktname, sondern insbesondere Aktivierung, Speicherumfang, Zugriffsrechte, Löschfristen und die weitere Nutzung der erzeugten Inhalte.

Das gesprochene Wort bleibt sensibel

Wie problematisch heimliche Gesprächsaufzeichnungen werden können, zeigt ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg vom 3. Juni 2026 (Az. 21 Sa 63/25). In dem Verfahren spielte der Verdacht einer heimlichen Aufzeichnung eines Personalgesprächs eine zentrale Rolle. Das Gericht bestätigte eine außerordentliche Verdachtskündigung.

Der Fall betrifft keine regulär angekündigte Teams-Transkription. Er verdeutlicht aber, dass neben dem Datenschutz auch der strafrechtliche Schutz der Vertraulichkeit zu beachten ist. Bei tatsächlichen Tonaufzeichnungen kann insbesondere § 201 StGB relevant werden. Transparenz sollte deshalb nicht erst dann beginnen, wenn die Technik bereits mitgeschrieben hat.

Vor der Freischaltung von KI-gestützten Meetingfunktionen sollten Unternehmen daher klären: Für welche Besprechungen besteht tatsächlich ein Bedarf? Welche Daten werden verarbeitet und gespeichert? Wer erhält Zugriff auf Transkripte oder Zusammenfassungen? Wie lange bleiben diese verfügbar? Und wie werden Teilnehmer über die Verarbeitung informiert?

KI-gestützte Transkription ist damit weder pauschal unzulässig noch automatisch datenschutzkonform. Die entscheidende Arbeit beginnt bei der konkreten Ausgestaltung. Wer die vorhandenen technischen Einstellungen bewusst nutzt und den Einsatz auf geeignete Situationen begrenzt, kann den praktischen Nutzen der Funktionen mit den Anforderungen des Datenschutzes deutlich besser in Einklang bringen.

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